Ab dem Anlegen einer Reservierung in protel sind Ihre Gäste auch in MY SPA bekannt. Es ist wählbar, in welchem Status die Reservierung an MY SPA gemeldet werden sollen – ob bereits im Status Optional ohne oder mit Abzug vom Zimmerkontingent oder erst bei fixer Reservierung. Es werden Aufenthaltsdaten, Mitreisende und ihre Gastprofile übergeben – mit vorhanden Personendaten und Notizen. Die Sprache des Gastes bestimmt die Sprache der Kundendokumente, sofern Übersetzungen geliefert werden.
Alle Reservierungsänderungen in protel werden umgehend an MY SPA übertragen, so dass z.B. die Zimmernummer immer aktuell ist. MY SPA meldet Termin-Reservierungen an Protel. Stornos werden beiderseits gesendet und berücksichtigt.
Protel meldet Arrangementbestandteile (Pakete) an MY SPA, die als Guthaben auf einem Clearingkonto verbucht sind. Nach erfolgreicher Durchführung werden die einzelnen Paketbestandteile als ‚Teilgenommen‘ von MY SPA gemeldet, wodurch das Clearingkonto nach und nach aufgelöst wird.
In der Terminübersicht werden vielfältige Details zum Aufenthalt des Gastes gezeigt. Farbige Markierungen im Kalender zeigen den Reservierungsstatus an – grün für den Anreisetag, rot für den Abreisetag und blau für einen stornierten Aufenthalt.
Die Abrechnung der Behandlungen, Artikelverkäufe und Trinkgelder erfolgt über zwei Wege: über ein Gastkonto, hierbei werden Day Spa Gäste in protel eingecheckt und erhalten ihre endgültige Rechnung an der Rezeption. Am Wellnessdesk können Leistungsbestätigungen erzeugt werden, die der Gast unterschreibt. Alternativ bieten wir unsere ebenfalls webbasierte MY POS Kasse als Add-On: Vorgänge aus MY SPA werden direkt an die Kasse geschickt und können dort abgerechnet werden. Für einfache Abrechnungen mit einer Zahlart ist die Wellnessplanerschnittstelle ausreichend, für Abrechnungen mit gemischten Zahlarten wird die POS XML Schnittstelle für die MY POS Kasse benötigt.
Jede Behandlung, jeder Verkaufsartikel sowie Trinkgeld können auf einzelne oder auch Sammelkonten übertragen werden. Umsatzkonto IDs können in der Oberfläche gepflegt werden.
Ein direkter Einsprung aus protel (MY SPA C-Kit) ermöglicht es der Rezeption, direkt Wünsche des Gastes zu erfassen, sowie Termine fehlerfrei einzubuchen oder zu bearbeiten.
