MY SPA ist ein Wellnessplaner für Ihre Angebote im Beauty-, Wellness- oder Sportbereich. Er ermöglicht jedem Mitarbeiter und externen Vertriebspartnern die geprüfte Reservierung einer Behandlung, wann immer Ihr Gast Sie darauf anspricht.
Wird Ihre aktuelle Software nicht mehr weiterentwickelt oder findet Ihre Terminplanung für Anwendungen auf Zetteln, Excel-Sheets oder in Outlook statt? Durch fehlerfreie und schnelle Buchung wird die Auslastung erhöht und optimiert. Die Software wird über das Internet bedient und ermöglicht auch Buchungen durch externe Partner wie z.B. angeschlossene Hotels oder Tourismus Büros, die Ihr Angebot nicht kennen müssen, um Termine planungssicher reservieren können.
MY SPA unterstützt Sie bei der Personalplanung und Auslastungsoptimierung Ihres Spa- und Wellnessbereichs, denn es berücksichtigt Öffnungs- und individuelle Arbeitszeiten und Befähigungen Ihrer Spezialisten ebenso, wie besondere Voraussetzungen einzelner Treatments.
Bestimmen Sie Dauer, Preis, Kalenderfarbe, Behandler und Räume. Anwendungen könne in verschiedenen Versionen hinterlegt werden: Unterschiedliche Behandlungsdauer, abweichende Preise oder Rüstzeiten. Die Buchung erfolgt über verschiedene Wege - je nach dem, ob sich der Benutzer mit dem Angebot auskennt. Paarbehanlungen berücksichtigen zwei Gäste und zwei Behandler, und auch eine vierhändige Behandlung wird abgebildet.
Mit der MY SPA Kursverwaltung sind Sportprogramme und Gruppen-Termine einfach zu planen. Yoga-, Ski-Kurse, Salzgrotte oder Ausflüge - Kurse werden mit ihrem Erscheinungsbild, möglichen Kursleiter und Räumen oder Treffpunkten konfiguriert und in bestimmten Zeitintervallen einmalig, täglich oder wöchentlich terminiert. Farbkennzeichnungen zeigen die Belegung auf einen Blick und bieten Funktionen für Buchungen an. Gäste werden schnell hinzugefügt, und Teilnehmerlisten gedruckt. Kursbeschreibungen und Wochenpläne können, mit eigenen Texten und Bilder versehen, erzeugt werden.
Aus Ihren Anwendungen und Kursen können Sie mit wenigen Klicks Pakete zusammenstellen. Ein Paket kann aus verschiedenen Anwendungen, Kursen oder einer Anzahl gleicher Angebote bestehen, oder sich z.B. aus einem Probetraining (kostenfrei), einer Körperanalyse und 10 Trainingseinheiten zusammensetzen, die ein Jahr gültig sind.
Ganz gleich ob Valentins- oder Weihnachtsspecial – Ihren kreativen Marketing Ideen sind keine Grenzen gesetzt. Die einzelnen Termine werden zu einem beliebigen Zeitpunkt für den Kunden reserviert. Schwer zu verwalten? Nein. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, welche Leistung der Kunde bereits in Anspruch genommen hat, werden Pakete in einer eigenen Maske verwaltet, zeigen sich aber in den Tagesplänen wie reguläre Termine.
Wellnessangebote werden häufig zusammen mit dem Hotelaufenthalt arrangiert. Bei einem angebundenen Hotelsystem - protel oder Suite 8 - werden die Bestandteile des Arrangements an MY SPA übertragen. Sofern im Hotelsystem ein Guthaben angelegt wurde, übermittelt MY SPA die erfolgreiche Durchführung. Das geht auch automatisch.
Der Verkauf von Zusatzartikeln ist ein entscheidender wirtschaftlicher Faktor, den Deckungsbeitrag des Spa Bereichs für das Hotels zu steigern. Um so wertvoller wird die Beratung, wenn der Behandler die Verkaufshistorie des Gastes beim nächsten Besuch kennt.
Ihre Spa Verkaufsartikel verwalten Sie in MY SPA und wählen die Produkte aus der Auswahl oder scannen den EAN Code des Produktes. Wareneingänge und Korrekturen im Abgleich mit der integrierten Inventurliste werden manuell erfasst, Verkäufe und Reservierungen automatisch geführt. Verkaufsprodukte buchen Sie einem Gast an vielen Stellen hinzu: im Kundenprofil, in den Termin, den Terminübersichten... überall dort, wo Sie einen Warenkorb sehen.
Die Abrechnung ist übersichtlich: alle noch unbezahlten Leistungen des Gastes werden jederzeit zur Abrechnung vorgeschlagen. Preise können - je nach Berechtigung des Mitarbeiters - bearbeitet werden. Trinkgelder werden einfach und schnell für die Behandler eingetragen. Alle Positionen werden entweder direkt an das Hotelsystem geschickt.
Falls Sie Tagesgäste nicht im Hotelsystem anlegen möchten oder auch eine direkte Zahlung von Spa Umsätzen ermöglichen wollen: Entscheiden Sie sich für die Einbindung unseres GoBD konformen Kassensystems MY POS. In der Kasse angelegte Zahlarten werden direkt in der MY SPA Oberfläche angeboten und an angeschlossene Kassendrucker, auch mit Kassenladenöffnung, geschickt.
Der Vorteil: die komfortable Abrechnungsmaske für die Buchung der Umsätze auf die Hotelrechnung wird beibehalten und ergänzt durch die Auswahl direkter Zahlarten aus der MY POS Kasse. Für die Abrechnung erweiterter Buchungsvorgänge wie Rechnungen teilen, Vorgänge zusammenlegen, Finanzsplitting mit mehreren Zahlarten steht die Kassenoberfläche im Browserfenster zur Verfügung. Über das Kassenverwaltungsbackend können die Artikelverwaltung, Statistik und Abschläge aufgerufen werden.
Für Österreich ist die vorgeschriebene Anbindung an die Finanzbehörden vorhanden, für Deutschland ist sie in Umsetzung, Fiskaldrucker, z.B. für Italien, können ebenfalls verbunden werden.
Als Vorgangskasse kann MY POS für Ihren Tagesgast am Eintritt einen Vorgang öffnen, der entsprechend einer Spindnummer, Mitgliedsnummer, oder RFID Transponder benannt wird. Auf diesen Vorgang wird im Laufe des Aufenthaltes nicht nur der Eintritt gebucht, sondern z.B. auch Verzehr mit Bestellung an Bar- und Küchendrucker. Buchungen aus dem Spa Bereich können mit bereits in MY SPA eingetragenen Reduktionen, Zusatzartikelverkäufen und Trinkgeldern für bestimmte Behandler gebündelt auf geöffnete Vorgänge aufgebucht werden.
MY SPA bietet eine mehrstufige Berechtigungsstruktur: vom einfachen Benutzer, der nur seine eigenen Termine sehen und pflegen kann, über Artikel- und Stammdatenverwalter und Administratoren, die den gesamten Spa Betrieb verwalten und vollen Zugriff auf das Reporting haben. Nicht nur Spa Termine könmen gepflegt werden, sondern auch Meetings, Urlaube oder selbst gestaltete Terminarten, bei denen Sie bestimmen, zu welchem Prozentsatz solche Tätigkeiten in den Auslastungsreport fließen sollen.
Mitarbeiter Arbeitszeiten können dauerhaft eingetragen werden oder mithilfe von Schichtplänen oder Arbeitszeitvorlagen wochenweise zugeteilt werden. Erstellen Sie Ihre eigenen Wochenarbeitszeitmodelle! Ein Arbeitszeitreport klärt, wieviele Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat. Das hilft bei freien Mitarbeitern, die monatliche Arbeitszeit einzuhalten.
Das MY SPA Provisionsmodell ist pro Mitarbeiter frei gestaltbar: Benennen Sie einen Mindestumsatz für Dienstleistungen und Artikelverkäufe und eine prozentuale Beteiligung. MY SPA rechnet Dienstleistungsumsätze für Behandler und Kursleiter aus, beachtet Nachlässe und reduzierte Paketpreise und weist gebuchte Trinkgelder aus. Artikel können frei verkauft werden oder zu Behandlungsterminen hinzugebucht werden - in diesem Fall rechnen wir den Verkaufsumsatz dem Behandler zu.
Unsere Schnittstellen können schon etwas: Ab dem Anlegen einer Reservierung sind Ihre Gäste auch in MY SPA bekannt. Es ist wählbar, in welchem Status die Reservierung an MY SPA gemeldet werden sollen – ob bereits im Status Optional ohne oder mit Abzug vom Zimmerkontingent oder erst bei fixer Reservierung. Es werden Aufenthaltsdaten, Mitreisende und ihre Gastprofile übergeben – mit vorhanden Personendaten und Notizen. Die Sprache des Gastes bestimmt die Sprache der Kundendokumente, sofern Übersetzungen geliefert werden.
Alle Reservierungsänderungen werden umgehend in MY SPA sichtbar, so dass z.B. die Zimmernummer immer aktuell ist.
Arrangementbestandteile, Pakete und bei manchen Hotelsystemen auch Einzelleistungen, werden an MY SPA für die Durchführung übertragen.
In der Terminübersicht werden vielfältige Details zum Aufenthalt des Gastes gezeigt. Farbige Markierungen im Kalender zeigen den Reservierungsstatus an – grün für den Anreisetag, rot für den Abreisetag und blau für einen stornierten oder veränderten Aufenthalt oder sonstige Konflikte mit der Reservierung.
Die Abrechnung der Behandlungen, Artikelverkäufe und Trinkgelder erfolgt auf die Reservierung des Gastes. Am Wellnessdesk können Leistungsbestätigungen erzeugt werden, die der Gast unterschreibt. Day Spa Gäste können auf ein Tages-Gastkonto eingecheckt werden, dann erhalten sie ihre endgültige Rechnung an der Rezeption. Alternativ bieten wir unsere ebenfalls webbasierte MY POS Kasse als Add-On: Vorgänge aus MY SPA werden direkt an die Kasse geschickt, je nach Land ggfs. fiskalisch registriert und können dort abgerechnet werden. Die Umsätze werden informativ an das Hotelsystem geschickt.
Jede Behandlung, jeder Verkaufsartikel sowie Trinkgeld können auf einzelne oder auch Sammelkonten übertragen werden. Umsatzkonto IDs können in der Oberfläche gepflegt werden.
MY SPA bietet eine transparente Lizensierung: Großzügige Basifunktionen und einige Module. MY SPA eignet sich für einzelne Spas, mit und ohne Hotelanbindung sowie Spa-Ketten und Clubs.
Unsere Lizenzmodelle - Serverlizenz mit Servicevertrag oder Software Miete - bieten Lösungen an, die sich nach Ihrem Bedarf richten: Die Zahl Ihrer Standorte, mit oder Anbindung an ein Hotel und ob Sie dort über eine gute Internetanbindung verfügen oder internetunabhängig arbeiten möchten. Was Sie zusätzlich zur MY SPA Basis-Lizenz buchen können, sind einige Module, die nicht jeder benötigt, und deshalb auch nicht dafür zahlen soll:
MY SPA eignet sich für:
Unsere Server-Lizenz ist unbegrenzt und unabhängig von der Zahl Ihrer Arbeitsplätze, Räume, Gäste, Angebote, Buchungen..... Auch die Anzahl Ihrer Zimmer ist für uns nicht wichtig. Auch die Hosting Lizenz ist eine Flatrate und nur abhängig von der Basislizenz plus den Modulen.
Wo auch immer auf der Welt sich Ihre Spa's befinden, MY SPA verwaltet verschiedene Zeitzonen, Währungen, Hotel-System Schnittstellen und Sprachen. Echtes Multi-Property. Darauf verlassen sich zum Beispiel TUI BLUE Hotels und Magic Life Clubs.
MY SPA Wellnessplaner kommt als Virtuelle Maschine vorkonfiguriert zu Ihnen - zur Installation auf Ihren eigenen Servern vor Ort oder im Rechenzentrum, oder mit Hardware.
Den Ort der Installation bestimmen Sie: sei es zur Installation auf Ihren Server vor Ort oder im Rechenzentrum. Oder auf der MY SPA Box, die Sie nur noch in Ihr Netzwerk integrieren.
Befindet sich Ihr Hotel an wunderschönen, aber abgelegenen Orten, und Sie haben manchmal Probleme mit der Internetverbindung oder Stromversorgung? Bei einer Vor Ort Serverinstallation arbeiten Sie zwar mithilfe des auf Ihren Geräten installierten Browsers, aber dennoch lokal. Wir sichern Ihre Datenbank täglich nachts in ein Rechenzentrum. Falls nötig, ist Ihre Installation innerhalb kürzester Zeit neu aufgesetzt und wieder erreichbar. Für die Ausfallsicherheit sorgen zusätzlich Mitarbeiterpläne, die Sie sich regelmäßig und automatisch für die kommenden drei Tagen schicken lassen können.
Das heißt, Sie benötigen keine Arbeitsplatz- oder Rechner-Installation, sondern verwenden den Browser Ihrer Geräte. Die Software ist auf einem Server installiert - wo, das ist Ihre Wahl: in unserer Cloud, auf einem Server bei Ihnen vor Ort oder privat im Rechenzentrum. Ab da arbeiten alle berechtigten Mitarbeiter und wenn Sie möchten, auch Ihre Kunden, parallel. Sie benötigen keine fest installierten Programme an bestimmten Arbeitsplätzen, keinen neuen PC, kein bestimmtes Betriebssystem. Arbeiten Sie mit den Geräten, die Sie haben, von wo Sie möchten.
Wer sich auskennt, weiß, dass damit Probleme wie Neustart von Diensten kein Thema mehr ist. Für die Verwaltung eines Spa Betriebs sollte der Virtualisierungshost minimal dies bieten: 100 GB SSD Storage auf der Festplatte, 2 virtuelle CPUs, 2 GB RAM, 1x1 GBit Netzwerk.
Der Zugriff auf die MY SPA Appliance erfolgt über Port 80 und 443 und muss von den Clients aus möglich sein. Hierfür wird eine feste IP Adresse benötigt. Für einen komfortablen Zugriff richten wir gerne optional einen lokalen Hostnamen, z.B. myspa.ihrefirma.local ein. Für Updates und Wartungen muss MY SPA über Port 443 (outgoing) mit dem Internet kommunizieren können.
Soll ein Zugriff über WLAN erfolgen, muss das IP-Netzwerk bzw. die IP-Adresse der Appliance aus dem WLAN erreichbar sein (Port 80 oder 443).
Die Erreichbarkeit von außerhalb über das Internet wird mittels einer Portweiterleitung auf die IP-Adresse von MY SPA eingerichtet (wir empfehlen, dies ausschließlich verschlüsselt über Port 443 umzusetzen). Insbesondere bei Einrichtung des externen Zugriffs ist die Verwendung eines SSL-Zertifikates sinnvoll, das wir gerne auf der Appliance installieren.
Für die Auslieferung von MY SPA als vorinstallierte Hardware-Appliance ist eine weitere feste, verfügbare IP Adresse erforderlich.
