Ab dem Anlegen einer Reservierung sind Ihre Gäste auch in MY SPA bekannt. Es ist wählbar, in welchem Status die Reservierung an MY SPA gemeldet werden sollen – ob bereits im Status Optional ohne oder mit Abzug vom Zimmerkontingent oder erst bei fixer Reservierung. Es werden Aufenthaltsdaten, Mitreisende und ihre Gastprofile übergeben – mit vorhanden Personendaten und Notizen. Die Sprache des Gastes bestimmt die Sprache der Kundendokumente, sofern Übersetzungen geliefert werden.
Alle Reservierungsänderungen werden umgehend in MY SPA sichtbar, so dass z.B. die Zimmernummer immer aktuell ist. Nur protel: MY SPA meldet Termin-Reservierungen an das Hotelsystem. Stornos werden beiderseits gesendet und berücksichtigt.
Arrangementbestandteile, Pakete und bei manchen Hotelsystemen auch Einzelleistungen, werden an MY SPA für die Durchführung übertragen. Je nach Hotel-System sind sie als Fixleistung oder Guthaben auf einem Clearingkonto verbucht. Nur protel: es werden nur Pakete übertragen und nach erfolgreicher Durchführung als ‚Teilgenommen‘ von MY SPA gemeldet, wodurch das Clearingkonto-Guthaben nach und nach aufgelöst wird.
In der Terminübersicht werden vielfältige Details zum Aufenthalt des Gastes gezeigt. Farbige Markierungen im Kalender zeigen den Reservierungsstatus an – grün für den Anreisetag, rot für den Abreisetag und blau für einen stornierten oder veränderten Aufenthalt oder sonstige Konflikte mit der Reservierung.
Die Abrechnung der Behandlungen, Artikelverkäufe und Trinkgelder erfolgt auf die Reservierung des Gastes. Am Wellnessdesk können Leistungsbestätigungen erzeugt werden, die der Gast unterschreibt. Day Spa Gäste können auf ein Tages-Gastkonto eingecheckt werden, dann erhalten sie ihre endgültige Rechnung an der Rezeption. Alternativ bieten wir unsere ebenfalls webbasierte MY POS Kasse als Add-On: Vorgänge aus MY SPA werden direkt an die Kasse geschickt, je nach Land ggfs. fiskalisch registriert und können dort abgerechnet werden. Die Umsätze werden informativ an das Hotelsystem geschickt.
Jede Behandlung, jeder Verkaufsartikel sowie Trinkgeld können auf einzelne oder auch Sammelkonten übertragen werden. Umsatzkonto IDs können in der Oberfläche gepflegt werden.
MY SPA verbindet sich mit der Suite 8 über die Standard XML Schnittstelle, die in der Regel in den Hotels bereits im Einsatz ist. Dort muss lediglich ein MY SPA User mit Passwort eingerichtet werden.
